Abbiamo elaborato una GDPR E-Privacy Audit Checklist per focalizzare i punti più importanti a cui possiamo rispondere, grazie al nostro team di professionisti esperti in ambito privacy e legale :
1) DATA PROTECTION GAP ANALYSIS che comprende a titolo di esempio :
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- esame e censimento tipologie di dati personali, di interessati, di finalità, di tempo di conservazione dei dati
- censimento flussi di dati interni ed esterni
- esame dei documenti e contratti rilevanti ai fini dell’adeguamento normativo al GDPR
- censimento rischi (in coordinamento con analisi tecnico-informatica)
- sito e gestione pagine social
- verifica se occorre designazione DPO, effettuazione DPIA, tenuta registro attività di trattamento.
Nota : Verrà consegnata una tabella con un elenco di tutte le attività svolte, valutazione della loro adeguatezza normativa ed interventi eventuali da realizzare.
2) DESIGNAZIONI che richiedono a titolo di esempio :
- Designazioni e contratto responsabile di trattamento + elenco responsabili
- Designazione e istruzioni scritte a dipendenti e collaboratori (ex incaricati di trattamento) + elenco dipendenti e collaboratori ( per ogni categoria di dipendenti o collaboratori )
- Designazione amministratori di sistema + istruzioni ad amministratori di sistema + elenco amministratori di sistema
3) INFORMATIVE che prevedono :
- Predisposizione o revisione informativa sito (include cookie)
- Predisposizione o revisione informativa dipendenti, collaboratori e ruoli aziendali (include diciture footer email)
- Predisposizione o revisione informativa fornitori
4) MODULI DEL CONSENSO per richiedono :
- Predisposizione o revisione moduli consenso sito web
- Predisposizione o revisione altri moduli consenso
5) NOTIFICHE E COMUNICAZIONI al fine di fornire :
- Assistenza nella notifica GPDP
- Assistenza nella notifica data breach GPDP
- Assistenza nella comunicazione data breach agli interessati.
6) SICUREZZA per un piano completo che preveda :
- Assistenza sull’attuazione delle misure minime di sicurezza
- Assistenza sull’attuazione delle misure previste dal GPDP in materia di amministratori di sistema
- DPO
- Assistenza nella designazione del DPO
- Svolgimento attività di DPO
- DPIA (valutazione d’impatto)
- Predisposizione DPIA
- Revisione DPIA
7) POLICY E DISCIPLINARI INTERNI ottemperando ai seguenti punti :
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- Privacy policy adempimenti di dipendenti e collaboratori (deve includere anche parte BYOD) – Policy Sicurezza Informatica
- Disciplinare interno per utilizzo di posta elettronica e Internet (social inclusi)
- Disciplinare interno su procedure da svolgere nel caso di data breach
- Disciplinare interno su procedure da svolgere nel caso di esercizio dei diritti dell’interessato
8) ACCOUNTABILITY per rispondere alle richieste di :
- Assistenza predisposizione registro trattamenti
7) ATTIVITA’ SPECIALE tra le quali ricordiamo :
- Redazione accordo tra contitolari di trattamento
- Consulenza per installazione impianto videosorveglianza
- Verifica preliminare GPDP (art. 17 cod. priv.)
- Misure di sicurezza in settori speciali (telecomunicazioni, sanitario, pubbliche amministrazioni)
- Assistenza legale esterna al DPO e al Cliente nel caso di data breach
- Assistenza legale esterna al DPO e al Cliente nel caso di ispezioni e verifiche del GPDP
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GDPR MANAGEMENT
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La figura del Data Protection Officer (DPO)
Tra i nuovi adempimenti, è prevista una nuova figura professionale : il Responsabile per la protezione dei dati personali (Data Protection Officer). Il Data Protection Officer o, per meglio dire, il Responsabile della Protezione dei Dati, è una nuova figura professionale che va ad inserirsi nel panorama, già nutrito, dei consulenti aziendali sempre più proiettati ad una totale compliance in materia di sicurezza nelle aziende Il DPO (Data Protection Officer) sarà quindi un manager ma anche obbligatoriamente dovrà avere approfondite conoscenze sia in campo normativo sia in materia di sicurezza informatica. Le attività del DPO potranno comprendere anche le attività già previste per il ruolo di responsabile privacy. Il linea generale la qualifica di DPO – Data Protection Officer – di fatto muta l’attività del consulente privacy in azienda.
Il DPO è obbligatorio ? Ulteriori informazioni sul DPO a questo link [ click qui ]
Introduzione al Regolamento UE 2016/679 in materia di protezione dei dati personali
Il nuovo regolamento sulla protezione dei dati (GDPR) è stato introdotto per sostituire la direttiva 95/46/CE. Il GDPR è direttamente applicabile alla data del 25 maggio 2018 in ciascuno Stato membro e porterà ad un maggior grado di protezione dei dati in tutte le nazioni europee.
Potete leggere ulteriori informazioni sul GDPR a questo link [ click qui ]
Scopriamo subito quali sono i soggetti coinvolti nel nuovo modello organizzativo sul trattamento dei dati – regolamento europeo privacy ue 2016/679 ( ex dps) :
- Il Titolare del Trattamento, ora chiamato Data Controller o Responsabile del trattamento, dotato di un potere decisionale in ordine alle tecniche da adottare e alle misure organizzative, al fine di garantire la conformità al Regolamento delle operazioni di trattamento dei dati.
- Il Responsabile esterno del Trattamento / Amministratore di Sistema, ora chiamato Joint Controller o Co-responsabile del trattamento (ad esempio ad un fornitore di servizi in Cloud)
- Il responsabile ed incaricato del trattamento, ora chiamato Data Processor e Incaricato del Trattamento o più semplicemente Data Handler, sarà l’attuale responsabile e potrà procedere al trattamento dei dati solo su istruzione del responsabile.
- Il responsabile della sicurezza dei dati, ora chiamato Data Protection Officer ( DPO )
Nel nuovo Regolamento generale sulla protezione dei dati, si nota subito un cambio di definizioni, laddove la figura del Responsabile del trattamento come prevista dall’art. 29 del D.Lgs. n. 196/2003 avrà una nuova denominazione con nuovi compiti e funzioni (tra l’altro precisamente stabiliti nel testo europeo citato). Per essere più chiari possibile, la figura che, ad oggi, viene denominata come Titolare del trattamento, una volta entrato in vigore il citato Regolamento UE, assumerà il nome di Responsabile del trattamento. Si aggiunga che la figura dell’Incaricato del trattamento, così come prevista dall’art. 30 dell’attuale Codice privacy, scomparirà completamente
Altra novità sarà la possibilità (in questo caso concessa al Data Subject o Soggetto Interessato) di esercitare i propri diritti nei confronti di ciascun Data Controller Congiunto del trattamento oppure al Joint Controller.
Un elemento cruciale differenzia un Data Protection Officer o DPO da un responsabile privacy ex art. 29, mentre il primo deve essere indipendente e autonomo, il secondo deve agire seguendo solo e soltanto le istruzioni del titolare del trattamento, pertanto, un vincolo che impedisce di godere di ampia indipendenza, tipica invece del nuovo ruolo del DPO.
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