Quali regole sono previste nel condominio per tutelare la privacy degli abitanti? In questo articolo cercheremo di capire quali indicazioni bisogna seguire per proteggere i dati personali dei condomini.
Vi sarà capitato molto spesso di chiedervi come vengono trattati i dati personali di ogni singola persona che abita all’interno di un condominio.
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Il condominio è un luogo dove convivono numerose persone, per questo motivo le esigenze di privacy e riservatezza devono essere bilanciate con gli ulteriori diritti esistenti relativi ai condomini e ad eventuali terzi.
I dati che sono contenuti negli archivi condominiali infatti possono rivelare importanti e delicate informazioni riguardanti gli abitanti del palazzo.
Proprio per questo motivo il Garante per la protezione dei dati personali ha fornito una breve guida, con i riferimenti pratici e le regole di comportamento per il corretto uso dei dati personali nel condominio.
Vediamo quindi quali sono le responsabilità dell’amministratore condominiale e a quali dati possono accedere i condomini.
Le responsabilità dell’amministratore condominiale
L’amministratore ha il compito di conciliare le esigenze di trasparenza nella gestione condominiale con la riservatezza dei singoli.
Chi amministra il condominio può trattare solamente le informazioni personali degli abitanti del palazzo; in particolare l’amministratore potrà utilizzare soltanto i dati anagrafici e gli indirizzi dei condomini, i dati riferiti alle quote millesimali di proprietà e gli eventuali ulteriori dati necessari al calcolo delle spese condominiali.
Quest’ultimo può inoltre utilizzare i numeri di telefono fissi, di telefoni cellulare e gli indirizzi di posta elettronica dei condomini solamente nel caso in cui questi dati siano già indicati in elenchi pubblici.
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Non gli sarà consentito, invece, di trattare dati sensibili a meno che questi ultimi non siano indispensabili ai fini dell’amministrazione del condominio.
Per prevenire illecite comunicazioni e diffusioni di dati personali, l’amministratore deve conservare la documentazione sia cartacea che in formato elettronico.
Con la riforma del condominio, approvata nel 2013, è stato stabilito l’obbligo per l’amministratore di comunicare ai condomini, tra le varie informazioni, anche i propri dati anagrafici e professionali, il codice fiscale, o, se si tratta di società, la denominazione e la sede legale.
L’assemblea condominiale
Le persone che non fanno parte del condominio possono comunque partecipare alle assemblee condominiali.
Nel caso in cui però all’assemblea dovessero partecipare terzi, come ad esempio tecnici o consulenti chiamati a relazionare su specifici lavori da svolgere, quest’ultimi possono rimanere solo per il tempo necessario per trattare lo specifico punto all’ordine del giorno per il quale è richiesta la loro consulenza.
L’assemblea condominiale inoltre può essere videoregistrata ma solo con il consenso informato di tutti i partecipanti.
Accesso ai dati da parte dei condomini
I condomini hanno il diritto di sapere se esistono dati personali che li riguardano presentando domanda all’amministratore per accedere alle loro informazioni personali.
Oltre alle informazioni che lo riguardano il condomino potrà conoscere le spese e gli inadempimenti degli altri condomini, sia al momento del rendiconto annuale, sia facendone richiesta all’amministratore.
Gli abitanti del condominio non potranno invece consultare le informazioni riguardanti l’intera gestione condominiale; tale diritto, infatti, spetta solo all’amministratore.
Come i condomini anche gli affittuari possono esercitare il diritto di accesso ai propri dati personali e gli altri diritti garantiti dal Codice della privacy, ma non potranno consultare i dati relativi alla gestione condominiale.
Nel caso in cui si verifichi il mancato riscontro da parte dell’amministratore il condomino può decidere di rivolgersi al Garante o all’autorità giudiziaria.
La videosorveglianza
Se si vuole installare un sistema di videosorveglianza per controllare le aree comuni del condominio si dovranno adottare tutte le misure e le precauzioni previste dal Codice della privacy e dal provvedimento generale del Garante .
Tra le varie misure cautelari troviamo quella che impone la segnalazione delle telecamere con appositi cartelli.
Le registrazioni possono essere conservate per un periodo limitato tendenzialmente non superiore alle 24-48 ore, anche in relazione a specifiche esigenze come alla chiusura di esercizi e uffici che si trovano all’interno del condominio.
Le telecamere inoltre dovranno riprendere solo le aree comuni, evitando la ripresa di luoghi circostanti. Infine i dati raccolti dovranno essere protetticon idonee e preventive misure di sicurezza che ne consentano l’accesso alle sole persone autorizzate.
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